Bestellingen beheren

Bestellingen worden gemaakt wanneer een klant het betaalproces heeft afgerond, en zijn slechts zichtbaar voor administrator, – en winkelmanagers. Elke bestelling krijgt een uniek Order ID.

Een bestelling heeft ook een status. De bestelstatussen laten zien hoe ver de order is, startend met ‘in afwachting’ en eindigend met ‘afgerond’. De volgende statussen worden gebruikt:

In afwachting van betaling – Bestelling ontvangen (niet betaald)
Mislukt – Betaling is mislukt of geweigerd (niet betaald). Let op dat deze status niet onmiddelijk komt maar ‘in afwachting’ kan tonen tot dat het is geverifiëerd.
In behandeling – Betaling is ontvangen en de voorraad is verminderd – De bestelling is in afwachting van vervulling.
Voltooid – Bestelling compleet en afgerond – vereist geen verdere actie.
In de wacht – In afwachting van de betaling – vorraad wordt verminderd, maar u moet de betaling bevestigen.
Gestopt – Gestopt door een administrator of door de klant – vereist geen verdere actie.
Terugbetaald – Vergoed door een administrator – vereist geen verdere actie.

Bestellingen bekijken

Als je begint met het nemen van bestellingen/orders zal de order/bestelmanagement pagina zich beginnen op te vullen. U kunt de bestellingen bekijken door naar bestellingen te gaan, links in het admin menu.

Elk bestelling rij toont nuttige details zzoals de klantnaam, het adres, de e-mail, het telefoonnummer en de bestelstatus. U kunt op het bestelnummer, of de ‘bestelling bekijken’ knop klikken om de info pagina te bekijken (dit is tevens ook de pagina waarin u diverse informatie kunt bewerken).

Bestelrijen hebben ook een aantal handige sneltoetsen om orders snel te markeren als afgerond of in verwerking.

U kunt de lijst met weergegeven bestellingen filteren op datum, status en klantnaam met behulp van het formulier aan de bovenkant van het scherm.

Bewerken/bekijken van enkele bestellingen

Vanaf de enkele bestellingen pagina kunt u niet alleen alle besteldata bekijken, u kunt deze ook updaten en bewerken. U kunt:

De bestelstatus veranderen
Bestellingen aanpassen – wijzig het product, prijzen en belastingen.
Voorraad – Verminder en herstel de voorraad voor een bestelling
Bestelacties – Opnieuw verzenden naar de klant met behulp van het drop-down menu boven de knop ‘Bestelling opslaan’.
Wijzigen van productmeta om productvarianten te bewerken door het verwijderen en toevoegen van productmeta.

Bestelgegevens

Bij het besteldata paneel kunt u de bestelstatus wijzigen, de bestelnotitie van de klant aanpassen en veranderen aan wie de bestelling gekoppeld is.

U vindt hier ook de klant zijn/haar factuur-, en afleveradres, amen met een link naar andere aankopen die de klant in het verleden heeft gemaakt. Om adressen te bewerken, klikt u op ‘bewerken’, er zal dan een scherm verschijnen. Eenmaal opgeslagen, wordt het nieuwe adres weergegeven in plaats van het oude.

Bestelitems

Het volgende paneel op de bestelpagina is het bestel items paneel. Dit paneel toont items die in de besteling zijn opgenomen, daarnaast laat het ook de hoeveelheden en de prijzen zien.

De bewerkbare dingen van de items zijn:

Belastingklasse – Belastingklasse voor dit item. Dit kan worden aangepast als, bijvoorbeeld, de klant is vrijgesteld van belasting.
De hoeveelheid – De hoeveelheid van dit item dat de gebruiker aan het bestellen is.
Subtotaal – Prijs vóór toevoeging belasting.
Totaal – Prijs ná toevoeging belasting.
Meta toevoegen – Voeg of verwijder meta toe om een productvariabele te veranderen.
Sorteren – Sorteer op item, prijs, hoeveelheid en totaal door te klikken op de gelijste items.

Hier kunt u ook extra kosten toeoegen voor items. Klik op ‘extra kosten toevoegen’ en vul de naam, de status en de hoeveelheid in.

Als u aangepaste meta velden wilt toevoegen, maak dan gebruik van de reguliere aangepaste velden metabox.

Besteltotalen

Het besteltotalen paneel slaat totalen en balstingen op voor de bestelling. U kunt deze waarden zelf invoeren of laten berekenen met ‘totalen berekenen’. De totalen bestaan uit de volgende:

Winkelwagen korting – vóór belasting korting(en) – kan automatisch berekend zijn
Bestel korting – Ná belasting kortingen. Moeten handmatig worden ingevoerd.
Verzendkosten – Kosten, exclusief belastingen.
Winkelwagen belasting – Winkelwagen belasting totaal
Verzendkosten belasting – Verzendkosten belasting totaal
Totale bestelling
Betaalmethode – Naam van de gebruikte betaalmethode.

Er zijn twee knoppen op dit paneel – belastingen berekenen en totalen berekenen. Berekening van de belastingen zal uw prijzen in gebruik nemen, en de berekening van de belasting op basis van het klanten verzendadres. Als het adres van de klant niet is ingevoerd, wordt het standaard de winkellocatie.

Er is ook een sectie met de naam ‘belasting rijen’. Dit is waar je meerdere rijen (en namen) kunt definiëren. Dit is handig als u bijvoorbeeld meerdere belastingen kunt gebruiken of gebruik kunt maken van verbindingen. Deze waarden worden weergegeven op de klant factuur.

Het handmatig toevoegen van een bestelling

Voeg handmatig een bestelling toe door op de link ‘Nieuwe bestelling toevoegen’ te klikken aan de bovenkant van de pagina. Eenmaal toegevoegd kunt u de klantengegevens invoeren, extra items toevoegen en de totalen berekenen. Je moet een relevante status instellen voor de nieuwe bestelling, als het nog betaald moet worden gebruik dan ‘in afwachting’.

Na het opslaan, kunt u de volgorde acties dropdown gebruiken om het klantenfactuur met de betalingsinstructies per mail te sturen. Om het te versturen klikt u op ‘Bestelling opslaan’.

Bestelling/Klantennotities

Het paneel bestelnotities geeft toelichting aan de bestelling. Deze wordt gebruikt voor het opslaan van details, zoals betalingsresultaten of het verminderen van de voorraden, tevens ook voor het toevoegen van nota’s aan de bestelling voor de klanten om te bekijken. Sommige betalingsgateways boeven ook notities voe.

De notities zijn voorzien van een zeer krachtige tool voor de communicatie met klanten. Wilt een tracking-nummer toevoegen voor de verzending? Sommige voorraad is vertraagd? Een notitie toevoegen voor de klant zodat ze automatisch zullen worden vermeldt is de oplossing.

Wanneer toegevoegd worden ze paars gemarkeerd. Klanten krijgen notities via e-mail, maar kunnen ze ook zien door het bekijken van een bestelling, of met behulp van de bestelling tracker pagina.

Terugbetaling

Met WooCommerce 2.2 + is het nu mogelijk om terugbetalingen rechtstreeks te maken vanuit WooCommerce als uw gateway het toestaat.